La gestion des documents au sein d’une entreprise n’est plus un problème critique
Selon les entreprises de recherche, 80 % des employés passent en moyenne 30 minutes par jour à rechercher des informations, tandis que 60 % passent une heure ou plus à recréer des documents qui existent déjà. L’utilisation d’une solution informatisée de gestion des documents permet d’améliorer l’efficacité du travail d’au moins 50 % et de réduire les délais d’approbation des documents de plusieurs semaines à quelques heures seulement.
L’expérience de l’entreprise roumaine d’informatique Software Imagination & Vision (SIMAVI) dans l’implémentation de sa propre solution de gestion des documents, SIVADOC, dans divers types d’organisations a montré une réduction moyenne du temps de communication de 70 à 80 %, ainsi qu’une diminution significative du temps consacré à la création de différents rapports d’activité.
SIVADOC résout les problèmes critiques des entreprises concernant l’archivage électronique, les flux de travail, l’indexation, la recherche, la sécurité, l’administration et l’intégration des documents.
SIVADOC offre une plateforme commune qui unifie les processus et l’information, dans le but de fluidifier les flux de documents, de faciliter l’accès aux informations et de protéger contre les accès non autorisés. En intégrant des fonctionnalités complexes, SIVADOC organise et contrôle de manière ordonnée la surveillance, la sécurité, la circulation et l’archivage de tous les documents des activités courantes des organisations.
Le produit SIVADOC comprend, comme éléments intégrés : un serveur d’applications, un moteur de flux de travail conforme à la norme BPMN 2, un moteur de règles et de décisions, un module de sécurité et un système d’authentification unique (SSO).
Grâce à SIVADOC, toutes les informations sont directement accessibles depuis le système informatique, avec des fonctionnalités supplémentaires de synthèse de l’information.
L’implémentation de SIVADOC au sein de l’organisation permettra d’améliorer la qualité du traitement des documents, de réduire l’archivage physique des documents et l’espace de stockage nécessaire.
Les bénéficiaires directs de l’amélioration des flux internes de communication d’informations seront à la fois l’organisation elle-même, grâce à une efficacité opérationnelle accrue et une réduction des coûts de traitement des documents, et ses clients, qui bénéficieront de services plus efficaces et d’une meilleure communication.
Caractéristiques :
- Gestion des documents
- Archivage des documents
- Génération de documents standardisés
- Recherche facile des documents
- Intégration avec les systèmes de messagerie électronique (e-mail) et de gestion des fax
- Intégration avec les applications Microsoft Office et l’environnement de travail Microsoft Windows
- Gestion des flux de travail et suivi des activités au sein de l’organisation
- Mécanismes de sécurité pour l’accès à l’information
- Mécanismes d’administration
- Flexibilité
Bénéficiaires
La solution SIVADOC est adoptée par des entreprises roumaines de premier plan dans divers secteurs économiques, notamment :
- Chantier naval Vard Tulcea
- Icepronav Galați
- C. GRIRO S.A.
- Banca Transilvania S.A.
- BRD Groupe Société Générale
